Székesfehérvári
Intézményi
Központ

A vezetők és szervezeti egységek feladatai, hatáskörei

 

1.       Főigazgató

1.1.   A főigazgató főbb feladat- és felelősségi köre

A főigazgató irányítja és képviseli a SZIK-et, biztosítja a tevékenységi körébe tartozó feladatok ellátását. A SZIK tevékenységére irányadó jogszabályoknak megfelelően és a Fenntartó rendeleteinek, döntéseinek, utasításainak betartásával önállóan irányítja a SZIK tevékenységét, melynek során jogosult és köteles minden olyan döntést meghozni, amely az eredményes tevékenység érdekében szükséges.

 

A főigazgató felelős:

 

1. az Alapító Okiratban meghatározott feladatok hatékony és jogszerű ellátásáért,
2. a SZIK szervezetének és működési rendjének kialakításáért, a szervezeti egységek és azok tevékenységének meghatározásáért, ennek során a Fenntartó iránymutatásának figyelembevételéért, a Fenntartó jóváhagyási jogosítványának érvényesítéséért,
3. a SZIK jogszerű és hatékony működéséhez szükséges szabályzatok és utasítások biztosításáért, továbbá mindezek végrehajtásáért, a végrehajtás ellenőrzéséért,
4. a működéshez szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosításáért, a hatékony működés kialakításáért,
5. a SZIK tevékenységével kapcsolatos tervekért, beszámolókért, más szervekkel kötendő megállapodásokért, programokért,
6. a kitűzött fejlesztési célok és tervek megvalósításáért,
7. a költségvetésben jóváhagyott pénzügyi előirányzatokkal és a vagyonnal való gazdálkodásért,
8. a SZIK valamennyi tevékenysége folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel kialakított belső kontrollrendszer létrehozásáért és működtetéséért,
9. a létszám- és illetménygazdálkodására vonatkozó jogköre gyakorlásáért,
10. a munkavállalók felett a munkáltatói jogkörök gyakorlásáért,
11. az egészséges és biztonságos munkavégzés feltételeinek megteremtéséért,
12. a belső szervezeti egységek munkakapcsolatainak fejlesztéséért, a hatékony munkavégzést segítő munkahelyi légkör kialakításáért,
13. a SZIK kapcsolatrendszerének kialakításáért,
14. a panaszügyek, beadványok intézéséért,
15. a törvényes, megalapozott döntéshozatal érdekben megfelelő döntés-előkészítési eljárások működtetéséért,
16. a jogszabályokban és a munkaköri leírásban meghatározott feladatok ellátásáért, jogkörök gyakorlásáért,

 

 

1. a közvetlenül hozzátartozó szervezeti egységek, személyek, így az

• igazgatók
• titkárság

szakmai munkájának irányításáért, ellenőrzéséért.

1.2.   Titkárság főbb feladat- és felelősségi köre

1. SZIK iratkezeléssel kapcsolatos feladatainak ellátása:
   1. postabontás, a SZIK elektronikus üzeneteinek fogadása,
   2. levelek, ügyiratok érkeztetése és iktatása,
   3. az ügyiratok szignálás utáni kiosztása,
   4. határidők nyilvántartása,
   5. vezetői aláírások koordinálása,
2. postázás, a SZIK teljes ügyiratforgalmáról való gondoskodás,
3. főigazgató feladataival kapcsolatos adminisztrációs munka elvégzése, a főigazgató programjainak szervezése, közreműködés a főigazgató külső szervekkel való kapcsolattartásában,
4. reprezentációs feladatok ellátása,
5. kapcsolattartás a feladatkörét érintő külső szervekkel, személyekkel, belső szervezeti egységekkel,
6. SZIK bélyegző nyilvántartásának vezetése,
7. SZIK tulajdonában lévő gépjármű üzemeltetésének teljes körű biztosítása,
8. SZIK működéséhez, üzemeltetetéshez szükséges anyagok, eszközök beszerzéséhez szükséges árajánlatkérés a vállalkozóktól, megrendelések, szerződések előkészítése, a teljesítés ellenőrzése,
9. műszaki berendezések meghibásodása esetén intézkedés kezdeményezése.

 

2.       Gazdasági Igazgatóság

2.1.   Gazdasági igazgató főbb feladat- és felelősségi köre

1. SZIK és az intézmények gazdasági feladatának közvetlen irányítása és ellenőrzése, a teljes pénzügyi és számviteli tevékenység felügyelete,
2. pénzügyi, számviteli, költségvetési gazdálkodási fegyelem betartása és betartatása a jogszabályok, a Fenntartó utasításainak, iránymutatásainak figyelembevételével,
3. SZIK és az intézmények tekintetében a költségvetés tervezés előkészítése, az eredeti és módosított előirányzatok kezelésének és nyilvántartásának koordinálása, ellenőrzése,
4. könyvelés koordinálása, ellenőrzése, valamennyi intézmény tekintetében,
5. rendszeres adatszolgáltatás a SZIK, és az intézmények vezetői részére az előirányzatok és pénzügyi teljesítések alakulásáról,
6. havi, negyedéves, éves adatszolgáltatások, jelentések beszámolók feldolgozásának koordinálása, rögzítésének ellenőrzése,
7. SZIK és az intézmények hatékony és eredményes gazdálkodásának, a költségvetési keretek betartásának, a kötelezettségvállalások szabályszerűségének, azok pénzügyi teljesítésének koordinálása, ellenőrzése,
8. közreműködés a SZIK képviseletével, irányításával és ellenőrzésével kapcsolatos feladatok ellátásában,
9. közreműködés a célkitűzések kialakításában, a munkatervek, fejlesztési tervek, programok előkészítésében, a végrehajtás megszervezésében, az irányító szerv részére készítendő előterjesztések, és a szakmai beszámolók összeállításában,
10. felelős a jó munkakapcsolat kialakításáért, fenntartásáért, különösen a Fenntartóval, a SZIK-hez rendelt intézményekkel, valamint a számlavezető pénzintézettel és az ellenőrzést végzőkkel,
11. felelős az intézmény kezelésében levő vagyon megóvásáért, a bér-, pénz- és egyéb eszközgazdálkodás lebonyolításáért, tervszerű, gazdaságos felhasználásáért, a számvitel, az ügyvitel, a bizonylati rendszer és bizonylati fegyelem megszervezéséért, ellenőrzésért, az okmányok, bizonylatok, dokumentumok megőrzéséért, a gazdasági-pénzügyi tevékenység tervszerűségéért, a folyamatos ellenőrzéséért, egyeztetés megszervezéséért, folyamatos működéséért az intézmények igazgatóival történő együttműködés keretében,
12. felelős a:
    1. költségvetési és számviteli osztályvezető,
    2. pénzügyi osztályvezető,
    3. kötelezettségvállalás nyilvántartó csoportvezető,
    4. gazdasági igazgató asszisztens

szakmai munkájának irányításáért, ellenőrzéséért.

 

A gazdasági igazgatót feladatainak ellátásában a közvetlenül hozzá tartozó szervezeti egységek támogatják.

 

 

2.2.   A Kötelezettségvállalás nyilvántartó csoportvezető főbb feladat- és felelősségi köre

1. a kötelezettségvállalás nyilvántartás területen dolgozó közalkalmazottak közvetlen irányítása,
2. az előirányzatok kezelésének és nyilvántartásának koordinálása, ellenőrzése,
3. előirányzat-felhasználási terv készítésének koordinálása, ellenőrzése
4. a kötelezettségvállalások nyilvántartásának és rögzítésének koordinálása, ellenőrzése
5. előirányzat módosítások benyújtásának elő- és elkészítése rendeletmódosításokhoz a Fenntartó számára,
6. vezetői információs igények kielégítése, összehasonlító elemzések, kimutatások készítése.

 

 

2.3.   Kötelezettségvállalás nyilvántartó csoport főbb feladatai

1. előirányzatok kezelése és nyilvántartása,
2. előirányzat-felhasználási terv készítése,
3. kötelezettségvállalások rögzítése és nyilvántartása,
4. előirányzat-módosítások rögzítése,
5. vezetői információs igények kielégítése, összehasonlító elemzések, kimutatások készítése.

2.4.   Gazdasági igazgató asszisztens főbb feladatai

1. gazdasági igazgató munkájának adminisztratív segítése, folyamatos támogatása, a vezetői információs igények kielégítése, kimutatások készítése,
2. SZIK-hez rendelt intézmények szakmai programjához készített kisköltségvetések előzetes ellenőrzése, nyomonkövetése,
3. intézményektől beérkező szerződések, megrendelések tartalmi és számszaki ellenőrzése,
4. az előzetesen ellenőrzött, az intézményekkel egyeztetett szerződések, megrendelők napi rendszereséggel a gazdasági igazgatónak pénzügyi ellenjegyzésre átadása,
5. pénzügyileg ellenjegyzett kötelezettségvállalási dokumentumok dátum bélyegzővel ellátása, szkennelése,
6. beérkező számlák, és a számlák mellékletét képező dokumentációk teljeskörűségének ellenőrzése, a teljeskörű dokumentációval ellátott számlák átadása a kötelezettségvállalást vezető gazdasági ügyintéző részére.

3.       Költségvetési és számviteli osztály

3.1.   A Költségvetési és számviteli osztályvezető főbb feladat- és felelősségi köre

1. számviteli csoportvezető közvetlen irányítása,
2. költségvetési, számviteli feladatok, kontírozási, könyvelési feladatok, pályázatokkal kapcsolatos elkülönített nyilvántartások szabályszerű vezetésének meghatározása, koordinálása, ellenőrzése,
3. a feldolgozott tételekkel kapcsolatos havi, negyedéves, éves adatszolgáltatás koordinálása, ellenőrzése, benyújtása,
4. előirányzat módosítások benyújtásának elkészítése rendeletmódosításokhoz a Fenntartó számára,
5. költségvetés tervezés előkészítése, az elkészítésben való részvétel az irányító szerv útmutatásai alapján,
6. leltározási és selejtezési feladatok szervezése, koordinálása, ellenőrzése,
7. gazdasági statisztikák elkészítésének koordinálása, ellenőrzése (KSH stb.),
8. vezetői információs igények kielégítése, összehasonlító elemzések készítése az intézményekre vonatkozóan,
9. szabályozási feladatok, pénzügyi eljárásrendek kialakítása: A számviteli politika, számlatükör, számlarend, egyéb számviteli szabályzatok és egyéb szabályzatok elkészítésében való részvétel.

 

 

 

3.2.   A számviteli csoportvezető főbb feladat- és felelősségi köre

1. számviteli csoportban dolgozó közalkalmazottak közvetlen irányítása,
2. számviteli feladatok, kontírozási, könyvelési feladatok, pályázatokkal kapcsolatos elkülönített nyilvántartások vezetésének koordinálása, ellenőrzése,
3. feldolgozott tételekkel kapcsolatos havi, negyedéves, éves adatszolgáltatási feladatok koordinálása, ellenőrzése,
4. költségvetés tervezés előkészítése, az elkészítésben való részvétel a költségvetési és számviteli osztályvezető útmutatása alapján,
5. leltározási és selejtezési feladatok szervezése, koordinálása, ellenőrzése,
6. gazdasági statisztikák elkészítésének koordinálása, ellenőrzése (KSH stb.),
7. vezetői információs igények kielégítése, összehasonlító elemzések készítése az intézményekre vonatkozóan.

 

3.3.   Számviteli csoport főbb feladatai

1. főkönyvi és analitikus nyilvántartások vezetése,
2. számviteli feladatok, kontírozási, könyvelési feladatok, pályázatokkal kapcsolatos elkülönített nyilvántartások vezetése,
3. pénzforgalmi és pénzforgalom nélküli gazdasági események főkönyvi és analitikus könyvelését elvégzi,
4. költségvetés tervezés előkészítése, az elkészítésben való részvétel,
5. havi -, a negyedéves zárási feladatok elvégzése, mérlegjelentés, pénzforgalmi jelentés készítése, havi adatszolgáltatások előállítása,
6. éves zárási feladatok elvégzése, az éves költségvetési beszámoló elkészítése,
7. tárgyi eszközök és készletek nyilvántartásához kapcsolódó teendők ellátása,
8. leltározási és selejtezési feladatokban való részvétel,
9. gazdasági statisztikák elkészítése (KSH stb.),
10. rendszeres és eseti jellegű adatszolgáltatások elkészítse,
11. vezetői információs igények kielégítése, összehasonlító elemzések készítése az intézményekre vonatkozóan.

4.       A Pénzügyi osztály

4.1.   A Pénzügyi osztályvezető főbb feladat- és felelősségi köre:

1. a pénzügyi csoportvezető közvetlen irányítása,
2. SZIK és a hozzá rendelt intézmények pénzügyi feladatainak folyamatos ellátásának koordinálása, az intézmények számláinak befogadásának, a gazdálkodási programban történő rögzítésének koordinálása,
3. banki utalási csomagok jóváhagyását követő koordinálása, ellenőrzése, utaltatása,
4. valamennyi intézmény tekintetében az utalandó számlák, eseti ellátmány igénylés alapján a pénzigénylés előkészítése,
5. folyószámla nyilvántartási és egyeztetési feladatok koordinálása,
6. elkülönített pénzeszközök kezelésének, elszámolásának koordinálása, ellenőrzése,
7. ÁFA és egyéb központi, helyi adókkal kapcsolatos bevallások készítése, adók befizetése, visszaigénylése,
8. élelmezési csoportvezető munkájának koordinálása, iránymutatás biztosítása,
9. SZIK és az intézmények által benyújtott pályázatokhoz kapcsolódó költségvetés összeállításának segítése, együttműködés a pályázatban érintett intézménnyel, a pályázatokhoz kapcsolódó pénzügyi elszámolások összeállításának koordinálása,
10. közreműködés a napi, heti, havi, negyedéves adatszolgáltatások, zárási feladatok előkészítésében.

4.2.   A Pénzügyi csoportvezető főbb feladat- és felelősségi köre:

1. pénzügyi területen dolgozó közalkalmazottak közvetlen irányítása,
2. SZIK és a hozzá rendelt intézmények pénzügyi feladatainak folyamatos ellátásának koordinálása, az intézmények számláinak befogadásának, a gazdálkodási programban történő rögzítésének koordinálása,
3. banki utalási csomagok jóváhagyását követő koordinálása, ellenőrzése,
4. valamennyi intézmény tekintetében az utalandó számlák, eseti ellátmány igénylés alapján a heti pénzigénylés előkészítése,
5. napi bank folyamatos naprakész feldolgoztatása, az egyéb (nem számlás) kifizetések feldolgoztatása,
6. intézmények pénztárainak, számlázási feladatainak koordinálása, ellenőrzése,
7. ÁFA, egyéb központi és helyi adókkal kapcsolatos bevallásokhoz szükséges analitika előkészítésének ellenőrzése,
8. gépjármű üzemanyag elszámolás ellenőrzésének koordinálása,
9. közreműködés a napi, heti, havi, negyedéves adatszolgáltatások, zárási feladatok előkészítésében.

4.3.   Pénzügyi csoport főbb feladatai:

1. SZIK és az intézmények számláinak befogadása, megfelelő elkülönítése, számszaki, alaki, tartalmi ellenőrzése, gazdálkodási programban történő rögzítése,
2. bankszámla forgalom folyamatos, naprakész feldolgozása,
3. folyószámla nyilvántartási és egyeztetési feladatok elvégzése, fizetési felszólítások kezelése,
4. banki utalási csomagok előkészítése,
5. valamennyi intézmény tekintetében az utalandó számlák, eseti ellátmány igénylés alapján a heti pénzigénylés előkészítése,
6. központi számlázási feladatok elvégzése,
7. intézmények pénztárainak koordinálása, ellenőrzése,
8. ÁFA, egyéb központi és helyi adókkal kapcsolatos bevallásokhoz szükséges analitika előkészítése,
9. szigorú számadású nyomtatványok kezelése,
10. gépjármű üzemanyag elszámolás ellenőrzése,
11. közreműködés a napi, heti, havi, negyedéves adatszolgáltatások, zárási feladatok előkészítésében.

4.4.   Pályázati koordinátor főbb feladatai

1. SZIK és a SZIK-hez rendelt intézmények által benyújtott pályázatokhoz kapcsolódó költségvetés összeállításának segítése, együttműködés a pályázatban érintett intézménnyel,
2. folyamatos kapcsolattartás a projektek szakmai megvalósítóival, a támogatóval, a közreműködő szervezettekkel,
3. pályázati határidők figyelemmel kísérése, pályázati keretek felhasználásának kontrolálásával kapcsolatos feladatok ellátása, a pályázatok pénzügyi megvalósításának nyilvántartása,
4. elkülönített számviteli nyilvántartás egyeztetése a számviteli ügyintézővel,
5. pályázatok pénzügyi elszámolásának összeállítása, bizonylatok záradékolása, pályázati felületekre történő feltöltéssel kapcsolatos egyeztetés megvalósítása,
6. támogató szerv által bekért bizonylatok hitelesített másolatainak előkészítése,
7. pályázatokhoz kapcsolódó elkülönített bankszámlán nyilvántartott pénzösszeg nyomon követése, szükség szerinti átvezetések kezdeményezése.

4.5.   Élelmezési csoport

4.5.1.      Élelmezési csoportvezető főbb feladatai:

1. gyermekétkeztetéssel kapcsolatos napi, havi feladatok ütemezése, szervezése, koordinálása,
2. élelmezési területen dolgozó közalkalmazottak feladatkörének meghatározása,
3. szakmai segítségnyújtás az élelmezési területen dolgozók számára,
4. telefonos, elektronikus kapcsolattartás a társterületekkel, külső partnerekkel, szülőkkel,
5. adatszolgáltatások teljesítése,
6. szakmai segédletek kidolgozása étkeztetési feladatellátáshoz, programhasználat,
7. speciális – diétás – étkeztetés megszervezése a szolgáltatók-SZIK-iskolák között (dokumentáció, szabályozás, gyakorlati működés),
8. szünidei étkezés megszervezése,
9. adatszolgáltatásokban, normatív és egyéb elszámolásokban való részvétel,
10. étkeztetéssel kapcsolatos közbeszerzési eljárásokban való részvétel,
11. gyermekétkeztetés térítési díjainak számlázásához kapcsolódó ellenőrzési feladatok, az iskolák étkezőinél az igénybe vehető támogatások dokumentációinak eseti ellenőrzése,
12. túlfizetések és azok rendezéseinek figyelemmel kísérése,
13. észrevétel és javaslattétel a gyermekétkeztetéssel kapcsolatos feladatok fejlesztésére, javítandó területek vonatkozásában.

4.5.2.      Központban dolgozók főbb feladatai:

1. napi kapcsolattartás az iskolák telephelyein dolgozó élelmezési ügyintéző kollégákkal,
2. szakmai támogatás az intézményi gyermekétkeztetéssel kapcsolatban felmerült ügyekben, valamint a gazdálkodási program használatával kapcsolatban,
3. bankszámla kivonatok feldolgozása,
4. étkezési tartozások ügyintézése,
5. kapcsolattartás a szolgáltató konyhákkal,
6. kért jelentések, adatszolgáltatások elkészítése, egyeztetésekben való aktív részvétel,
7. egyéb feladatok ellátása, amivel közvetlen felettese, illetve a pénzügyi osztályvezető és/vagy a gazdasági igazgató, illetve a munkáltatói jogkör gyakorlója megbízza,
8. munkakörével, ellátott feladattal összefüggésben felmerült javaslatok, észrevételek továbbítása a vezetők részére.

4.5.3.      Telephelyeken dolgozók főbb feladatai:

1. intézményi gyermekétkeztetéshez kapcsolódó feladatkör ellátása a telephelyeken,
2. munkakörhöz kapcsolódó hatályban lévő jogszabályok, utasítások, szabályzatok, eljárási rendek naprakész ismerete,
3. szülőkkel való folyamatos kapcsolattartás,
4. iskolával való folyamatos kapcsolattartás,
5. tanévenként az étkezési igények felmérése az iskolában/kollégiumban,
6. a gyermekétkeztetéssel kapcsolatos adatok teljes körű kezelése a gazdálkodási

5.       A Humánpolitikai igazgató és az alárendeltségébe tartozó szervezeti egység

5.1.   Humánpolitikai igazgató főbb feladat- és felelősségi köre:

1. munkáltatói intézkedések jogszerű előkészítése, a vonatkozó jogszabályok, határidők betartásának biztosítása,
2. költségvetés személyi juttatásainak tervezése,
3. foglalkoztatás szabályossági felülvizsgálata, javaslattétel az esetleges problémák kezelésére,
4. részvétel a SZIK képviseletével, irányításával és ellenőrzésével kapcsolatos feladatok ellátásában a vezetői feladat- és hatáskör megosztás szerint,
5. részvétel a célkitűzések kialakításában, a munkatervek, fejlesztési tervek, programok előkészítésében, a végrehajtás megszervezésében, az irányító szerv részére készítendő előterjesztések, és a szakmai beszámolók összeállításában,
6. szervezeten belül szükségessé váló létszám átcsoportosítások, helyettesítések szervezése,
7. SZIK humánstratégiájának és az egységes humánpolitikai gyakorlatának kialakítása,
8. személyi anyagok előírásszerű tartalmának biztosítása,
9. belső és külső pályáztatás rendszerének működtetése,
10. SZIK humánpolitikai feladatokkal kapcsolatos szabályzatainak elkészítése,
11. létszámnyilvántartás, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások biztosítása,
12. Magyar Államkincstár által biztosított programok szakszerű és szabályos használatának biztosítása,
13. a Humánpolitikai Igazgatóság munkájának irányítása.

 

A Humánpolitikai igazgatót feladatainak ellátásában a közvetlenül irányítása alá tartozó igazgatóság támogatja.

 

5.2.   Humánpolitikai Igazgatóság

5.2.1.      A Humánpolitikai Igazgatóság főbb feladatai a SZIK tekintetében:

1. munkáltatói intézkedések előkészítése (kinevezés, átsorolás, illetményváltozás, megbízási szerződések előkészítése, közalkalmazotti jogviszony megszűnése)
2. jubileumi jutalom ügyintézése,
3. változóbér és egyéb juttatások számfejtése,
4. személyi anyagok, nyilvántartások kezelése,
5. üres álláshelyekre vonatkozó pályázatok előkészítése, lebonyolítása,
6. tanulmányi szerződések előkészítése,
7. szabadság, egyéb távollétek jelentésének ügyintézése,
8. munkába járás költségtérítésének, megbízási díjak számfejtése,
9. tanácsadás munkajogi kérdésekben,
10. jogszabályban előírt adatszolgáltatások, jelentések elkészítése,
11. cafeteriához kapcsolódó munkaügyi feladatok ellátása,
12. egészségügyi alkalmassági vizsgálatok nyilvántartása, szervezése,
13. a diákolimpiához, versenybírói szerződésekhez kapcsolódó munkaügyi, számfejtési feladatok ellátása,
14. a közalkalmazottak adózással kapcsolatos nyilatkozatainak ügyintézése,
15. a közalkalmazottakat megillető utazási kedvezményekkel kapcsolatos teljes körű ügyintézés,
16. létszámnyilvántartás vezetése,
17. szabadságokkal kapcsolatos ügyintézés, analitikus nyilvántartás vezetése,
18. részvétel az éves költségvetés elkészítésében a személyi juttatásokra vonatkozóan.

 

5.2.2.      A Humánpolitikai Igazgatóság főbb feladatai a Munkamegosztási megállapodás alapján a SZIK-hez rendelt intézmények tekintetében:

1. A munkáltatói döntés alapján:
   1. kinevezés, átsorolás, kinevezés módosítás elkészítése,
   2. munkaszerződés, munkaszerződés módosítás elkészítése,
   3. jubileumi jutalom számfejtése,
   4. közalkalmazotti jogviszony, munkaviszony megszűnésével kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátása,
   5. változóbér és egyéb juttatások számfejtése,
2. szabadság, egyéb távollétek jelentésének ügyintézése,
3. munkába járás költségtérítésének, megbízási díjak számfejtése,
4. jogszabályban előírt adatszolgáltatások, jelentések elkészítése,
5. cafeteriához kapcsolódó munkaügyi feladatok ellátása,
6. létszámnyilvántartás vezetése,
7. fizetési előlegek nyilvántartása,
8. részvétel az éves költségvetés elkészítésében a személyi juttatásokra vonatkozóan.